Met het voetbalspektakel in Brazilië in het vooruitzicht heb ik mijn column uit 2004 bewerkt. Het blijft toch iedere keer spannend of de accomodaties op tijd klaar zijn.
Het zag er zo somber uit met de Olympische Spelen in 2004 in Athene. Een paar maanden voor de start waren er bobo’s die twijfelden aan het op tijd af zijn van de accomodaties en de infrastructuur in en rond Athene. Onze voorzitster Erica Terpstra van het ‘Olumpisch’ Comité dreigde zelfs met het sturen van een groep soldaten om er voor te zorgen dat alles op tijd af is.
Hoe hebben die Grieken het toch voor elkaar gekregen? Als geïnteresseerde toeschouwer ken ik natuurlijk alle feiten niet, maar ik zie wel wat overeenkomsten met andere projecten. Ik noem er een paar.
Ten eerste is voor de buitenwacht niet goed zichtbaar dat er hard gewerkt wordt aan een project. Veel tijd in een project zit in de ontwerp- en voorbereidingsfase. Dit is vooral tekenen, rekenen, vergaderen, plannen, begroten, beslissen, afwijzen, opnieuw tekenen, herplannen en rekenen etc. Projectmatig werken is eerst denken, nog eens denken en denken en dan pas doen. De buitenwacht ziet weinig van al die voorbereidende activiteiten, maar hij rekent wel: er is al meer dan de helft van de tijd om en er is nog niets te zien! Dat kan niet goed gaan!
Ten tweede kun je tijdens een project altijd concessies doen aan het eindresultaat. Zo had het zwembad op tekening wel een dak – zeer bijzonder zelfs-, maar dat is achterwege gelaten wegens tijdgebrek. Veel projecten zijn toch wel geslaagd, ook al is niet alles af. Bij de oplevering van een nieuwbouwwoning geldt tenslotte ook het criterium ‘bewoonbaar’ in plaats van 100% gereed. Zeker in Griekenland is een dak boven een zwembad niet persé nodig. De toeschouwers klaagden overigens wel over de brandende zon op de tribunes.
Bij elk groot project is de communicatie met de omgeving belangrijk. Ik vermoed dat de Grieken dit hebben onderschat. De datum van de Spelen ligt keihard vast en iedereen hecht groot belang aan het doorgaan van de Spelen. Om de voorlichting dan goed te doen is meer nodig dan alleen een reactie door een voorlichter van ‘We liggen op schema’. Dat zal wel, maar dat geeft geen vertrouwen als er al twijfel is doordat er weinig zichtbaar is. Geen reactieve voorlichting geven; pro-actieve communciatie had beter geweest.
Een andere mogelijkheid is -en ik zie daar in de pers wel aanwijzingen voor- het ten koste van alles halen van de einddatum. Dan kost het maar meer; dat zien we later wel. De Griekse overheid zal er voor gaan opdraaien als deze methode is gebruikt en hoeveel dat horen we waarschijnlijk nooit.
Als laatste heeft wellicht meegespeeld onze beeldvorming over de Grieken en wat breder het Mediterane gebied. Mañana is een gevleugeld begrip. Komt het vandaag niet af dan komt het morgen wel. Tegen die schijn valt lastig te strijden en dan helpt het alleen maar om gewoon te laten zien dat het klaar is op het afgesproken tijdstip. Je ontneemt hier je critici wat munitie voor de volgende keer.
Er zijn gelukkig veel megaprojecten als de Olympische Spelen; het blijft toch elke keer boeiend om te zien hoe het er toegaat vanuit projectmatig werken bekeken.
Deze column heb ik in 2004 geschreven. Ik kan hem elke keer actualiseren: elk project met een vaste einddatum geeft dezelfde onzekerheid. Nu in 2014 is dat het WK in Brazilië.